Сигурно никога няма да дойде на ум да кажа на шефа, "Хей, приятелю! Как сте? "С изключение на редките случаи, когато се кача на лицето му и главата, и един приятел, че е неуместно. В същото време в хода на официална кореспонденция, ние се позволи още по-амбициозни гафове. Но, знаете ли етикет бизнес писмо, е необходимо да се търсят солидна и да имат добра репутация. Ние откъсне пред вас всички воалите, които скриват истината, и обясняват как правилно да комуникира с бизнес партньори.
Спецификата на бизнес отношенията
Ако искате да разберете как да пиша писма, да работи, вие трябва да знаете какво бизнес комуникация е различно от обичайното. Както и всяка друга, то е свързано с обмена на информация, взаимодействие и възприемане на един друг. Но основната характеристика на бизнес комуникация е, че почти няма личен елемент. Например, по време на работа или във всяка публична организация, ние на практика не показва характерните черти на характера ни не шегуваш, не крещи, не се танцува, и т.н. ... Напротив, ние се облича с маска на тих, учтив и бизнес лице, което не proshibesh.
В бизнес комуникация не е мястото да се емоции. Нито една от вашите партньори, колеги или клиенти, не са удовлетворени, ако изведнъж започне да плаче или да скача от радост. Не, разбира се, че не сте робот, но нещо в близост до него. Най-малкото, което трябва да се избегне светли и дълбоки емоции.
Друга особеност на бизнес комуникация - това е невъзможно да се спре, когато го искате. Това означава, че в обикновения живот, това също се случва, например, когато се говори в закона или родители. Но в професионалната сфера е съвсем невъзможно да напусне, ако даден клиент или бизнес партньор ви помоля за нещо. Също така игнорира неговите писма, съобщения и обаждания - съществува риск да загубят работата си след това. Ето защо различните изисквания за свободните работни места, така популярна линия за устойчивост на стресови фактори, както и работата в екип, защото в бизнес среда, вие трябва да се изправи и да се справят с всички видове хора.
В бизнес комуникация е винаги гол. Ако кухнята с приятели започваш да говорим само (въпреки че това също престои техните нужди), а след това дойде да работи с определени хора с сравнително лесно концепция. Това може да бъде обсъждане на проекта, планиране на работата на организацията за следващите шест месеца или нещо друго. Съответно, тази функция формира характера на бизнес комуникация: забавено, "сух", бърз, ясен и без отклонение. Най-малко, това е как работят нещата в повечето ситуации.
General етикет бизнес писмо
Естествено, писмения език е много различен от вербалното: там не можете да интонация акценти. И правилата на етикета в този случай много повече - поне така изглежда в момента, когато решите да напише писмо бизнес.
Ние трябва да споменем и хартията. Ако по-рано, говорейки на писмото, трябва незабавно да си представите снежнобял плик, потопени в пощенската кутия, но сега ситуацията се е променила. Редовен поща са по-малко и по-малко, докато д-набира си инерция. Не трябва да забравяме, че хартията за писма трябва да бъдат идеално чисти и очукан - това е въпрос на репутация. Желателно е да има бланка с логото и телефонния номер за бизнес кореспонденция. Всички страници, с изключение на заглавието, трябва да бъдат номерирани.
Въпреки това, обикновена поща се използва все повече да не се изпращат имейли, както и да изпращате договори и други бизнес документи. Комуникацията е в ръцете на електронни писма. Между другото, когато трябва бързо да решава всички въпроси, както и подходящото лечение и поздравителни всяка повтаряща съобщение може да се пропусне. Но първо писмо, така или иначе трябва да започне с дизайн, подобен на този: "Добър ден, господин Смит ...".
В писмен вид (особено бизнес) специално значение грамотност. Когато сте просто говорите с някой, просто избягва умишлено говорни грешки и грапавост, пускането правото на акцент. В писмото също така могат да станат очевидни пропуски в цялото си познания по руски език. Ето защо, ако не се чувствате уверени в собствената си грамотност, преди да изпратите писмото добре отново проверява за граматически грешки. Не забравяйте да напишете в началото на изречението с главна буква и придружавам, защото без това е много трудно да се разбере смисъла на посланието. Използвайте една точка за пропуските и структуриране на текста.
Говорейки за стила на комуникация, ние не трябва да забравяме, че Вашето писмо, на първо място, трябва да бъде "четим". Това е препоръчително да се избягват сложни структури на много нива и ненужни думи (с изключение, когато - адвокат, или е необходимо за кореспонденция). Донеси живи примери, разредете текстовите диаграми и графики - това прави информацията по-видими и разбираеми. Език на бизнес кореспонденция, за разлика от обичайните, често пълен с жаргон и клишета - това е правило за етикет.
Нюансите на бизнес кореспонденция
По-рано говорихме за общия бизнес кореспонденция етикецията. Въпреки това, има множество нюанси, описанието на което не е нещо, което е достойно за отделна статия, но цялата книга. Избрахме за вас най-популярните и важните характеристики на бизнес писмото. Моля, да ги намерите.
Структурата на бизнес писмото
Както и всяка друга, бизнес писмо има ясна структура. Но това е нормално, ако тя може да бъде доста разнообразна за всеки отделен случай, както и в зависимост от вашите желания, в съобщението от мрежата има доста строги правила за писане. В същото време не съществува единен стандарт от който повечето от писмата, издаден - обикновено всяка компания има свои правила. Въпреки това, ние предлагаме най-общата рамка на електронна регистрация на бизнес писмо, което ще бъде от значение в деветдесет процента от случаите.
"Шапка" буквата, съответстваща на корпоративния стил
Не забравяйте, че малко по-високи, ние говорихме за необходимостта от всяка компания да имат свои собствени твърди форми марка хартия? Същото важи и за е-мейли. Ако все още не съществуват, властите предполагат тази инициатива. Разбира се, на отдела за техническа поддръжка ви проклинат, но писмо от организацията ви ще изглежда по-уважаван.
Поздрав
Съобщението за бизнес не е непременно поздрав като такива (думата "здравей" и "добър ден) - вместо това, се препоръчва незабавно се свържете с получателя по име и бащино. Въпреки това, ако кореспонденцията междуличностни, но носи официална характер, че би било подходящо poprivestvovat събеседник си в първото писмо.
Основните съдържанието на писмото
Тази информация има най-голям товар: в него можете да оповести целите на тяхното лечение. Може да има няколко аспекта, съответно, всяка презентация трябва да започне с една единствена точка. Изолиране е необходимо поради факта, че по всеки въпрос, като правило, да вземат самостоятелни решения. Примери за това са следните фрази: "моля", "информира", "оферта внимание", и т.н. ... Не забравяйте, че в аспект също има своя собствена структура. Трябва да се докаже целесъобразността на искането, за да разкрие съдържанието му описват очакваните резултати, в случай на задоволителен отговор и да формулират определени гаранции за местоназначението.
Сбогом
За разлика от нормалната разговорен реч, в бизнес писма не се използва директна словесна формула. Целта на финалната фраза е израз на уважение и почит към учтивост. Например, "уважение", "най-добри пожелания", "уважение", "аванс благодарен за отговора" и т.н. ...
Лична подпис
Тя трябва да съдържа вашето име, фамилия и бащино, позиция (по възможност с името на отдела), както и номера за контакт. Без това, често е много трудно да поддържате връзка с лицето. Между другото, сега има възможност за електронен подпис. Това е специален файл с текст на подписа, който автоматично поставена в края на всяко съобщение. Употребата му се счита за добра форма в големи компании. В допълнение, тя може да действа като ненатрапчиви реклами във вашата организация. Ако говорим за размера, електронния подпис не трябва да бъде повече от пет или шест линии и да надвишава размера на седемдесет знаци.
А линк към уеб сайт и лого на организацията
Това са същите елементи на корпоративна идентичност, както и бланка. Също така, ако ви изпрати промоционални оферти или предложения за сътрудничество, които вашите получатели ще бъде доволен от факта, че те не е нужно да търсите из целия Интернет в търсене на информация за компанията.
Трябва да се помни, че това е доста универсална структура може да варира в зависимост от вида на съобщението. Промоционален щанд, благодаря ти, гаранционни и мотивационни писма, покани, съобщения, изявления, напомняния, предупреждения и искания. Но почти всички от тях се прилага тази структура.
Размерът на имейла съвсем ясно определени норми етикет: като правило, тя трябва да бъде по-малко от два пъти над саморъчен. Ако искате да изпратите на голямо количество информация в тялото на самото писмо-добре да се сложи на кратко придружаващия текст, а останалата част да издават като отделен прикачен файл. В тези случаи, в които има голямо количество от повече от един мегабайт, дестинацията по-добре за него да предупредя - не всички фирми плащат за неограничен достъп до интернет.
Отговаряне на съобщение
Вероятно сте забелязали, че когато натиснете "А" ("Отговори"), когато изпращате съобщения до темата на писмото-отговор се появява на частиците "Re ...". Тя помага на получателя да разбере посланието на това, което каза. В прозореца, който се отваря и кореспонденцията текст предходната. Изтрийте или да го запишете - това е въпросът.
Всичко зависи от това какво ниво на формалност има кореспонденция. Казано по-просто, ако сте в чата с приятел или някой друг човек, с когото опционалната много официален стил, можете да изтриете превишението, оставяйки една линия, която позволява да се разбере това, което се говори за. За удобство, можете също да се раздели писмото си до същите тези цитати и при всеки от тях постави неговия отговор. Ако кореспонденцията трябва да бъде в рамките на формалностите, да поддържате съдържанието му непокътнати.
Реч формула
Както можете да видите, бизнес писма почти изцяло изградени върху всякакви клишета или клишета - Изрази, които демонстрират конкретен феномен. Това е много полезно да има под ръка, "касичка" на същите тези формули, които могат да се комбинират помежду си и пишат дълги писма в полуавтоматичен режим. За задължителна поздрав писахме по-горе, така че ние се обръщаме към по-малко настъпили, но също толкова съответните мисли.
Изразът на съжаление: "Ние съжаляваме за да Ви информираме, ..." "За съжаление, ние не можем да приемем ..." "За мое съжаление, ние сме изправени пред ...";
Слава: "Благодаря ви за ..." "Позволете ми да изразя моята благодарност към вас за ...", "Като се има предвид огромния си принос към ..." "Както са водещи експерти в своята област", "Благодаря ви за ...";
Покана, подчерта положителните емоции: "Ще се радваме да чуем от вас ..." "Моля, приемете поканата ни, и ние се надяваме, че имате време ..." "За нас е чест да Ви предложим ...." "За мен е удоволствие да ви поканим ... ";
Крайният фраза: "Ние се надяваме за по-нататъшно сътрудничество", "Ние се радваме да ви за нови идеи", "изразява увереността си, че проблемът ще бъде решен в близко бъдеще", "Желаем ви успех";
Условия за отговор на имейли
Така че, вие сте изпратили съобщение, и отговорът е не. Логично е, че да започнете да се притеснявате дали получателят е получил съобщението си. За да се избегне тази неприятна ситуация в бъдеще, използвайте "разписка", благодарение на които вие автоматично ще бъдат изпратени, за да потвърдите, че вашето съобщение е разгледана. Или въведете низ с молба да направи това в текстово съобщение. Алтернативен начин за проверка е също един прост разговор на адресата с въпроса за изпращане на писма.
Като цяло, според правилата на етикета на бизнес комуникация отговор не трябва да се отложи за срок от повече от два дни. Ако имате нужда от повече време, а след това трябва да информирате вашия партньор чрез кореспонденция. И, разбира се, не забравяйте, че отговаря на всички букви (с изключение на очевидно спам) - гаранция за вашия бизнес репутация.
Всякакъв вид социална норма предполага споразумение улеснява участниците да общуват тяхното взаимодействие. Но невежеството на тези правила може да доведе до много проблеми за партньори чрез кореспонденция. Затова разпечатате тази статия и да го окачите на монитора - и много скоро всички изрази нашите стандарти се влезе в съзнанието ви, вече не ви донесе причиненото неудобство.
